Il sistema di conservazione assicura, dalla presa in carico fino all’eventuale scarto, la conservazione dei seguenti oggetti digitali in esso conservati, tramite l’adozione di regole, procedure e tecnologie, garantendone le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità:
a) i documenti informatici e documenti amministrativi informatici, con i metadati ad essi associati;
b) le aggregazioni documentali informatiche (fascicoli e serie), con i metadati ad esse associati, contenenti i riferimenti che univocamente identificano i singoli oggetti documentali costituenti le aggregazioni medesime, nel rispetto di quanto indicato per le Pubbliche Amministrazioni all’articolo 67, comma 2, del DPR 445/200042 e art. 44, comma 1-bis, CAD.
Il responsabile della conservazione definisce e attua le politiche complessive del sistema di conservazione e ne governa la gestione con piena responsabilità ed autonomia.
Il manuale di conservazione è un documento informatico che illustra dettagliatamente l’organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi, il modello di funzionamento, la descrizione del processo, la descrizione delle architetture e delle infrastrutture utilizzate, le misure di sicurezza adottate e ogni altra informazione utile alla gestione e alla verifica del funzionamento, nel tempo, del sistema di conservazione.
